Rapportages uit PRESS kunt U in vele soorten en maten krijgen, via het scherm, in PDF formaat, in Excel of via e-mail.
Overzichten
Via zogenaamde “batchoverzichten” kunnen alle gegevens in het systeem in een flexibel in te stellen layout worden gepresenteerd op het scherm. In deze overzichten kunt u op veel manieren selecteren en sorteren. Daarna kunt u deze selecties naar Excel downloaden.
Deze overzichten kunnen gebruikt worden voor dagelijkse werklijsten, maar ook voor controle van gegevens, overzichten van systeeminstellingen, ingelogde gebruikers enz.
We noemen deze overzichten “batch”-overzichten omdat ze op maat gemaakt kunnen worden voor batchgewijze verwerking. Bijvoorbeeld om voor meerdere producten in een keer drukwerk te bestellen, of voor het goedkeuren van klaarstaande betaalopdrachten. In dat geval zitten er programma’s achter die deze taken uitvoeren.
Werklijsten
PRESS heeft twee soorten werklijsten:
-
De ToDo lijsten waarmee iedereen die met de planning werkt, in een oogopslag kan zien welk werk er voor hem of haar is gepland op een bepaalde datum.
-
De batchoverzichten die gekoppeld zijn aan de workflows die in PRESS geconfigureerd zijn. Hier kan men bijvoorbeeld een batchlijst definiëren die weergeeft welke calculaties er klaarstaan voor goedkeuring door het management. De betreffende manager kan een mailbericht van PRESS krijgen met de mededeling dat er calculaties klaarstaan voor goedkeuring. Via een hyperlink in dat mailbericht kan de manager direct doorschakelen naar het batchoverzicht met klaarstaande calculaties.
Attenderingen
PRESS kan zo ingericht worden dat periodiek (bijvoorbeeld elke nacht) rapportages samengesteld worden met attenderingen, bijvoorbeeld:
-
Welke auteurs in de komende week jarig zijn.
-
Planningen die dreigen uit te lopen.
-
Producten waarvan de definitieve verkoopprijs sinds gisteren gewijzigd.
-
Producten die in de komende 5 werkdagen een aflopende embargodatum hebben.
-
Enzovoorts
Deze attenderingen kunnen via mail verzonden worden of in een daarvoor bestemd batchoverzicht getoond worden.
Workflow
Wanneer er stappen in (goedkeurings)workflow gezet moeten worden kan het systeem daarvan melding maken via e-mail of via batchoverzichten. Incidentele gebruikers zullen liever via de e-mail worden gewaarschuwd.
Geprogrammeerde Excel rapportages
Het is ook mogelijk om in Excel geprogrammeerde rapportages te verkrijgen. Hiervoor kunnen we een beveiligde verbinding tussen Excel en de PRESS database leggen. Dit is overigens altijd maatwerk.