PRESS process is een informatiesysteem, bedoeld om optimale calculatie, planning, artikelbeheer en ondersteunende functies voor het primaire proces van de uitgeverij te leveren. Bijzonder zijn de mogelijkheid om samengestelde artikelen te calculeren, de uitgebreide mogelijkheden om het systeem naar eigen behoefte te configureren, ondersteuning van workflow en artikelbeheer. Koppelingen met onder meer uw voorraad/verkoopsysteem, financieel systeem en datawarehouse zijn voorzien. PRESS process kent de volgende functies:

Begroting en calculatie

PRESS process biedt de mogelijkheid om de afzet en omzet te begroten gebaseerd op marktverwachtingen op het niveau van fonds of project en opgebouwd uit de afzet per artikel. Het systeem omvat per artikel een exploitatierekening en een kostprijsberekening. Calculaties zijn een belangrijk hulpmiddel bij go-no-go-beslissingen, het zijn mijlpalen in de productiecyclus.

Planning en voortgangscontrole

Behalve in geld moeten de producten ook in de tijd gepland worden. De productie vindt plaats in stappen die van elkaar afhankelijk zijn. PRESS process bevat geautomatiseerde planning waarbij de afhankelijkheid van bewerkingen is vastgelegd in een stelsel van standaardbewerkingen. Er kunnen template-planningen worden gedefinieerd, waardoor gelijksoortige planningen zeer snel gemaakt kunnen worden. Natuurlijk kan de voortgang snel en eenvoudig vastgelegd worden, om knelpunten te signaleren. Optioneel kunnen werkuitgiftelijsten met barcode en barcodeleespen gebruikt worden voor voortgangsrapportage.

Artikelbeheer

Een belangrijke activiteit die vaak te weinig aandacht krijgt is het artikelbeheer. Dat was het al toen er alleen folio-uitgaven waren; met de komst van CD's en internetsites is het alleen nog maar belangrijker geworden. Immers artikelen of delen daarvan worden steeds vaker hergebruikt. Herdrukken, bijdrukken en hergebruik (samengestelde artikelen, pakketten) moeten vastgelegd en beheerd worden, evenals ISBN/ISSN toekenning en rubricering in fondsen, reeksen, projecten etc. In PRESS process wordt onderscheid gemaakt tussen verkoopartikelen en productie-eenheden. Hierdoor kan het systeem omgaan met samengestelde artikelen en hergebruik van productie-eenheden.

Auteurs- en leveranciersmanagement

Het uitgeefproces vindt veelal buiten de muren van de uitgeverij plaats. Er moet veel extern gecommuniceerd worden. PRESS process stelt u in staat automatisch emailberichten en (opdracht)brieven te genereren. Voor deze functies is PRESS process gekoppeld aan PRESS address.

Urenregistratie

Veel uitgeverijen laten groepen functionarissen (bureau-redactie, editors enz.) uren schrijven op producten. PRESS process is daarom gekoppeld aan PRESS time waarin de urenregistratie plaatsvindt. Per functionaris kan worden ingesteld of hij of zij uren moet schrijven. Het systeem signaleert (via e-mail) als de uren niet ingevuld zijn.

Knelpuntsignalering

Via een proces dat 's nachts wordt uitgevoerd, signaleert het systeem per e-mail overschrijdingen van planningen. Ook genereert het systeem per functionaris een lijst met 'things-to-do-today'.

Managementinformatie

Uiteraard is het belangrijk de juiste managementinformatie uit het systeem te genereren. Omdat de eisen t.a.v. inhoud en lay-out van de managementinformatie nogal eens veranderen, is gekozen voor rapportage via Excel. De Excel-sheets worden aangemaakt op basis van zelf in te stellen templates. Door het verbergen van kolommen en het toepassen van filters kan de informatie gepresenteerd worden zoals op dat moment gewenst is. Verder bestaat de mogelijkheid van uitgebreide HTML-rapportage zodat via een internetbrowser de stand van zaken t.a.v. planning en kosten kan worden ingezien. Ook kunnen alle gegevens uit PRESS regelmatig naar een door de klant te kiezen datawarehouse gedownload worden.

Product directory structuur

PRESS process genereert automatisch een directorystructuur voor alle opgevoerde producten. Hierin wordt correspondentie aangaande de productie (zoals opdrachtbrieven) geplaatst. Verder kan hierin onderhanden content worden geplaatst.

Koppelingen met:

  1. PRESS config (standaard)

  2. PRESS address (standaard)

  3. PRESS time (optioneel)

  4. Financieel systeem (optioneel)

  5. Order/voorraadsysteem (optioneel)

  6. CMS systeem (optioneel)

  7. Datawarehouse (optioneel)]

Vereiste software op de werkstations:

  1. Windows 2000 PRO of hoger

  2. MS Office 2000 of hoger

  3. MS .Net framework 1.1 of hoger

Vereiste software op de server:

  1. Windows 2000 server of hoger

  2. MS SQL-server 2000 of hoger

  3. Enkele VB programma's tbv ondersteunende functies

Ontwikkeld met :

  1. Visual Basic .Net

  2. MS SQL-server 2000